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Declaración jurada escrita y firmada ante notario. Los contratistas la usan para certificar que no tienen deudas de obra pendientes antes de recibir el pago final.
En construcción se usa frecuentemente como Affidavit of Payment — el sub-contratista declara bajo juramento que recibió todo su pago para liberar al general contractor de responsabilidad por mechanic's liens.
Informe anual que toda LLC debe presentar al estado donde está registrada. En la mayoría de los estados hay que pagarlo y entregarlo cada año para mantener la LLC activa.
Si no presentas el Annual Report a tiempo, el estado puede administrativamente disolver tu LLC. En Florida cuesta $138.75 y vence cada año antes del 1 de mayo. En Texas se llama Franchise Tax Report y vence el 15 de mayo.
El documento oficial que se presenta ante el estado para crear formalmente una LLC. Es como el acta de nacimiento de tu empresa.
En la mayoría de los estados se presenta en línea en el portal del Secretary of State. Una vez aprobado, recibes un número de entidad y tu LLC existe legalmente. A diferencia de una Corporation, la LLC no tiene Articles of Incorporation — tiene Articles of Organization.
Sistema laboral de USA donde el empleador puede despedir a un empleado en cualquier momento, y el empleado puede renunciar en cualquier momento, sin dar razón.
La mayoría de los estados de USA son at-will. Esto significa que no necesitas causa documentada para despedir, pero no puedes despedir por razones ilegales como raza, religión, embarazo o represalia por reportar violaciones. Si tienes empleados, asegúrate de tener un handbook básico.
Formulario federal obligatorio para obtener autoridad de transporte interestatal (MC Number). Designa a un agente de proceso legal en cada estado donde operas.
La FMCSA requiere el BOC-3 antes de activar tu MC Authority. No puedes llenarlo tú mismo — debes contratar un process agent que tenga agentes en todos los 50 estados. El costo típico es $30–$50 por año. Sin BOC-3 activo, tu autoridad queda suspendida.
Fianza que protege al cliente o al estado si el contratista no cumple con el trabajo o las leyes. Es diferente a un seguro — el bond protege al cliente, no al contratista.
Existen varios tipos: License Bond (para obtener la licencia), Performance Bond (garantiza que termines el proyecto), Payment Bond (garantiza que pagues a subcontratistas y proveedores). El monto varía por estado y tipo de licencia. Un bond de $10,000 puede costar $150–$300 al año.
Permiso general para operar un negocio en una ciudad o condado. Es diferente a la licencia profesional (de contratista). La mayoría de municipios requieren una aunque ya tengas LLC.
No confundas la Business License con la licencia de contratista. Son dos cosas distintas. La Business License la emite tu ciudad o condado (cuesta $50–$500/año). La licencia de contratista la emite el estado. Necesitas ambas para operar legalmente.
Tipo de corporación que paga impuestos a nivel corporativo y luego los dueños pagan impuestos sobre dividendos (doble tributación). No es común para negocios pequeños hispanos.
La mayoría de los negocios pequeños no eligen C-Corp por la doble tributación. La excepción es si buscas inversión de capital de riesgo (VC). Para negocios familiares o de servicios, la LLC o S-Corp son más eficientes fiscalmente.
Documento que prueba que tienes seguro activo. Incluye el tipo de seguro, los montos de cobertura, el nombre de tu empresa y la fecha de vencimiento. Los clientes y GCs te lo piden antes de empezar.
El COI lo emite tu agente de seguros generalmente en 24–48 horas, gratis. Cuando el cliente pide que lo nombren como Additional Insured, tu seguro los cubre también si algo sale mal en el trabajo. Sin COI no puedes entrar a muchos proyectos comerciales ni gubernamentales.
Seguro de vehículo para uso comercial. Si usas tu camioneta o van para el negocio, tu seguro personal no cubre accidentes durante el trabajo.
Muchos contratistas hispanos asumen que su seguro de auto personal cubre cuando van al trabajo. Error costoso: si tienes un accidente en ruta a una obra, el seguro personal puede negar el reclamo por uso comercial. El Commercial Auto es más caro, pero cubre herramientas en el vehículo, empleados que manejan, y remolques.
Persona que firma un préstamo junto al solicitante principal y se responsabiliza del pago si el principal no puede pagar. Se usa cuando el solicitante no tiene suficiente historial crediticio.
Para hispanos que recién empiezan a construir su business credit, un cosigner puede ayudar a obtener el primer préstamo comercial. El riesgo: si no pagas, el cosigner queda con la deuda y su crédito también se daña.
Nombre comercial diferente al nombre legal de tu empresa. Permite operar bajo otro nombre sin crear una nueva entidad legal. También se conoce como "fictitious business name" o "trade name".
Una LLC llamada "García & Asociados LLC" puede registrar un DBA como "Miami Roofing Pros" para marketing. El DBA se registra en el condado, no en el estado. No te protege legalmente como la LLC — es solo un nombre.
Deducción de impuestos que permite recuperar el costo de activos del negocio (equipos, vehículos, maquinaria) a lo largo de varios años, o en algunos casos en el primer año.
La Section 179 del IRS permite deducir el 100% del costo de equipo nuevo en el año que lo compras, hasta un límite. Si compraste una excavadora de $80,000, puedes deducirla completa en el año fiscal y bajar significativamente tu factura de impuestos.
Proceso oficial para cerrar y eliminar una LLC o corporación del estado. Sin disolver formalmente, sigues siendo responsable de Annual Reports y fees aunque el negocio no opere.
Muchos dueños de negocio cierran el negocio informalmente pero nunca disuelven la LLC. El resultado: el estado sigue generando cargos de Annual Report, y si no los pagas, la deuda crece y puede afectar tu crédito. El proceso de dissolution se hace en el portal del Secretary of State.
Número de identificación fiscal de tu empresa, equivalente al Social Security Number pero para el negocio. Lo emite el IRS y es gratis. Lo necesitas para abrir cuenta bancaria comercial, contratar empleados y pagar impuestos de negocio.
Puedes solicitar el EIN en línea en IRS.gov en menos de 15 minutos si tienes SSN. Si solo tienes ITIN, el proceso es por correo o fax (formulario SS-4). El EIN no expira y es tuyo para siempre, aunque cierres la LLC. Cuidado con sitios falsos que cobran $50–$200 por "tramitar" el EIN — el IRS lo da gratis.
Dispositivo electrónico obligatorio en los camiones comerciales que registra automáticamente las horas de servicio del conductor (HOS). Reemplazó a los libros de bitácora en papel.
Desde 2019, todos los transportistas que operan en rutas interestatales y estaban usando libros de papel deben tener ELD certificado por la FMCSA. Hay excepciones para vehículos modelo 2000 o anteriores, y para conductores que no pasan más de 150 millas de su terminal. El incumplimiento puede resultar en la retención del vehículo.
Cuenta de depósito en garantía manejada por un tercero neutro (escrow company o abogado). El dinero se guarda hasta que se cumplen todas las condiciones del contrato.
En transacciones de bienes raíces, el escrow retiene el dinero del comprador hasta el cierre. En construcción, se usa para retener el pago final hasta que la obra esté terminada y aprobada. El Escrow Officer es el responsable de distribuir los fondos según el contrato.
Sistema federal en línea que permite a los empleadores verificar que sus empleados tienen autorización legal para trabajar en USA. Es obligatorio en algunos estados y para contratos con el gobierno federal.
E-Verify compara la información del formulario I-9 con las bases de datos del DHS y el SSA. Estados como Arizona, Mississippi, Alabama y Carolina del Sur lo requieren para todos los empleadores. Para contratos federales superiores a $150,000, es obligatorio.
Mismo que EIN — Federal Employer Identification Number. Son términos intercambiables. Algunos formularios y bancos usan FEIN para diferenciarlo del Tax ID estatal.
Federal Motor Carrier Safety Administration — la agencia federal que regula el transporte comercial por carretera en USA. Emite el MC Number, DOT Number, y supervisa las auditorías de seguridad.
La FMCSA puede hacer auditorías "New Entrant Safety Audit" en los primeros 12 meses de operación de un nuevo transportista. Si no pasas, pueden suspender tu autoridad. Para hispanos nuevos en el trucking, el primer año de cumplimiento es crítico.
Impuesto estatal que pagan las LLCs y corporaciones por el privilegio de operar en ese estado. No tiene nada que ver con franquicias de negocios — es solo un impuesto anual de existencia.
California cobra $800/año de Franchise Tax mínimo, incluso si tu LLC no generó ingresos. Texas tiene un Franchise Tax sobre ingresos brutos (con exenciones para negocios pequeños). Florida no tiene Franchise Tax. Este costo hay que considerarlo al elegir en qué estado registrar la LLC.
Seguro de responsabilidad general — protege tu negocio si causas daños a terceros o a su propiedad durante el trabajo. Es el seguro más básico que todo contratista necesita.
La cobertura mínima estándar es $1,000,000 por ocurrencia / $2,000,000 agregado anual. Muchos clientes y GCs exigen este mínimo. Cubre: daños a la propiedad del cliente, lesiones a terceros, y costos legales de defensa. No cubre a tus empleados (eso es Workers' Comp).
Total de ingresos brutos del negocio antes de descontar gastos. Algunos estados calculan el Franchise Tax sobre los Gross Receipts.
Texas usa los Gross Receipts para calcular el Franchise Tax. Si tus ingresos brutos son menores de $2.47 millones (límite 2024), estás exento del Franchise Tax en Texas. Importante: gross receipts son diferentes a ganancias netas — son todos los cobros antes de gastos.
Regulación federal que limita las horas que puede manejar un conductor de camión comercial. El límite básico es 11 horas de manejo en un período de 14 horas consecutivas.
Reglas básicas HOS para property-carrying drivers: máximo 11 horas de manejo, dentro de una ventana de 14 horas, después de 10 horas consecutivas de descanso. Semana: máximo 60 horas en 7 días ó 70 horas en 8 días. Violaciones de HOS son de las infracciones más comunes y más costosas en inspecciones.
Acuerdo entre estados de USA y provincias de Canadá que simplifica el reporte de impuestos sobre combustible para camiones que operan en múltiples jurisdicciones. Debes presentar reporte trimestral.
Cada trimestre reportas cuántas millas manejaste en cada estado y cuánto combustible compraste. Si compraste más combustible en estados con impuesto bajo y manejaste más en estados con impuesto alto, debes pagar la diferencia. Si es al revés, te reembolsan. Multa por no presentar: mínimo $50 más 10% del impuesto.
Número de identificación fiscal personal para personas que no tienen Seguro Social. Lo emite el IRS y permite cumplir con obligaciones fiscales, abrir LLCs y en algunos bancos, abrir cuentas comerciales.
El ITIN no autoriza trabajar en USA ni da estatus migratorio. Es solo para fines fiscales. Con ITIN puedes: registrar una LLC, obtener un EIN, presentar impuestos, y en algunos bancos y cooperativas, abrir cuenta de negocios. No sirve para emplearse como W-2 ni para E-Verify.
Responsabilidad legal frente a terceros. Si alguien se lesiona o hay daños a propiedad por tu trabajo, la "liability" es tu exposición legal. El seguro de General Liability cubre esta responsabilidad.
En negocios de construcción, limpieza y servicios, la liability es el mayor riesgo legal. Sin LLC y sin seguro de liability, cualquier accidente puede resultar en una demanda que alcanza tus bienes personales. Con LLC + General Liability, tienes dos capas de protección.
Gravamen legal que un contratista, subcontratista o proveedor puede poner sobre una propiedad si no recibe pago por trabajo o materiales. Bloquea la venta o refinanciamiento de la propiedad hasta saldar la deuda.
El Mechanic's Lien es una de las herramientas más poderosas del contratista hispano para garantizar el pago. El proceso: enviar Preliminary Notice (aviso previo, obligatorio en muchos estados), luego el lien si no pagan. Cada estado tiene plazos distintos — en California tienes 90 días desde el último día de trabajo para poner el lien.
Estructura legal de negocio que separa tu patrimonio personal del negocio. Si alguien demanda tu LLC, solo pueden ir contra los activos del negocio, no contra tu casa, carro o ahorros personales.
La LLC es la estructura más popular para negocios hispanos en USA por su combinación de protección legal y simpleza fiscal. Por defecto paga impuestos como pass-through (igual que Sole Prop), pero puede elegir tributar como S-Corp para ahorrar en SE Tax cuando los ingresos superan $40–50k.
Número de autoridad federal emitido por la FMCSA para operar como transportista interestatal. Es diferente al DOT Number y es obligatorio si cobras dinero por transportar carga cruzando líneas estatales.
Para obtener el MC Number: registrarse en FMCSA Unified Registration System (URS), pagar $300, completar el BOC-3 y el seguro obligatorio. El proceso toma 3–4 semanas. El MC Number queda en período de espera 10 días antes de activarse para que el público pueda objetar.
Dueño de una LLC. Una LLC puede tener un solo miembro (Single-Member LLC) o varios miembros (Multi-Member LLC). Los miembros pueden ser personas o entidades.
En una LLC de un solo miembro, el IRS la trata como disregarded entity (ignorada) — los impuestos van directo a tu personal 1040. En una multi-miembro, el IRS la trata como partnership y requiere presentar Form 1065 más K-1 para cada miembro.
LLC con dos o más dueños (miembros). Por defecto el IRS la trata como partnership y requiere presentar Form 1065 anual más Schedule K-1 para cada miembro.
Importante: en una Multi-Member LLC, todos los miembros son responsables del SE Tax sobre su parte de las ganancias. El Operating Agreement es obligatorio en una multi-member — define quién controla qué, cómo se reparten ganancias, y qué pasa si un socio quiere salir.
Términos de pago en facturas comerciales. Net 30 significa que el cliente tiene 30 días para pagar desde la fecha de la factura. Net 60 = 60 días.
Para negocios de construcción y servicios, los términos Net 30 son comunes con clientes comerciales. El problema: si no tienes flujo de caja para aguantar 30 días, puedes tener problemas para pagar materiales y empleados. El factoring resuelve esto — vendes la factura a una empresa que te paga de inmediato a cambio de un porcentaje.
Contrato donde el empleado acepta no trabajar para la competencia ni crear un negocio competidor por un período después de dejar la empresa. Su validez varía mucho por estado.
California prácticamente no los hace cumplir. Texas los hace cumplir si son razonables en tiempo (máx. 2 años) y zona geográfica. Florida los hace cumplir más fácilmente. Si te hacen firmar uno como contratista independiente, considera consultar con un abogado — puede limitarte significativamente.
Documento interno de la LLC que define las reglas de operación: quién controla qué, cómo se reparten las ganancias, qué pasa si un miembro quiere salir, y cómo se toman decisiones importantes.
Aunque muchos estados no lo requieren legalmente, el Operating Agreement es esencial en cualquier LLC con más de un miembro. Sin él, si hay un conflicto entre socios, los tribunales aplican las leyes por defecto del estado, que pueden no ser lo que acordaron verbalmente.
Camionero que es dueño de su propio camión y opera de forma independiente. Puede operar bajo su propia autoridad (MC Number propio) o bajo la autoridad de un carrier (leased-on).
El owner-operator bajo autoridad propia necesita: DOT Number, MC Number, BOC-3, seguro de carga ($100,000 mínimo), seguro de responsabilidad ($750,000–$1M), IFTA, IRP. El camino más rápido es empezar leased-on con un carrier grande mientras construyes tu historial.
Entidad donde los ingresos pasan directo a la declaración personal de los dueños y se pagan impuestos solo una vez (a diferencia de la C-Corp que paga doble). LLCs, S-Corps y Sole Props son pass-through.
Las LLC son pass-through por defecto. Los ingresos del negocio se reportan en tu Form 1040 personal en el Schedule C (Single-Member) o Schedule E (Multi-Member via K-1). Pagas SE Tax (15.3%) sobre las ganancias netas más impuesto de renta estatal y federal.
Impuestos sobre la nómina que se retienen de los cheques de empleados y que también paga el empleador. Incluyen: Federal Income Tax, Social Security (6.2% empleado + 6.2% empleador), Medicare (1.45% + 1.45%).
Como empleador, eres responsable de retener y depositar los payroll taxes de tus empleados en el IRS. Si no lo haces, el IRS puede hacerte personalmente responsable incluso si tienes LLC. Las fechas de depósito son semimansuales o mensuales dependiendo del monto.
Fianza que garantiza que el contratista terminará el proyecto según los términos del contrato. Si el contratista falla, la compañía de fianzas paga para completar el trabajo.
Los Performance Bonds se requieren en casi todos los contratos públicos y en muchos proyectos privados grandes (>$500,000). Son más difíciles de obtener que los License Bonds — la surety company revisa tu historial financiero, experiencia y referencias. El costo típico es 1–3% del valor del contrato.
Estado financiero que muestra los ingresos, gastos y ganancias o pérdidas de un negocio en un período de tiempo. Los bancos lo piden al solicitar préstamos.
Llevar un P&L actualizado es esencial para cualquier negocio. Cuando vayas al banco a pedir un préstamo, te pedirán P&L de los últimos 2–3 años. Con QuickBooks o incluso una hoja de Excel bien llevada puedes generar uno básico.
Pagos de impuestos que los trabajadores independientes, freelancers y dueños de LLC deben hacer 4 veces al año al IRS. Si no los pagas, el IRS cobra multas e intereses.
Las fechas son: 15 de abril, 15 de junio, 15 de septiembre, 15 de enero. Estimas cuánto ganarás ese año y pagas el 25% de tu impuesto estimado en cada fecha. Si subestimas y pagas menos del 90% del impuesto real, hay penalidades. La mayoría de los hispanos que trabajan solos no saben esto hasta que reciben la sorpresa en abril.
Persona o empresa designada para recibir documentos legales oficiales (demandas, notificaciones del estado) en nombre de tu LLC. Es obligatorio en todos los estados.
Puedes ser tú mismo el Registered Agent si tienes una dirección física en el estado (no P.O. Box). Muchos usan servicios de Registered Agent por $50–$150/año — útil si no quieres que tu dirección personal sea pública en los registros del estado. Si una demanda llega y tu RA no te la reenvía a tiempo, puedes perder el caso por default.
Porcentaje del pago (usualmente 5–10%) que el dueño o GC retiene hasta que el proyecto esté 100% completado y aprobado. Es una garantía de que el contratista terminará el trabajo.
El retainage es una práctica común en construcción comercial. El problema para subcontratistas: puedes terminar tu trabajo pero no cobrar el 10% hasta que todo el proyecto esté cerrado meses después. Algunos estados tienen leyes que limitan el tiempo de retención del retainage.
Elección fiscal que permite a una LLC o corporación dividir ingresos entre salario del dueño y distribuciones de ganancias, reduciendo el SE Tax. Conviene cuando las ganancias netas superan $40,000–$50,000/año.
Con S-Corp pagas SE Tax solo sobre el salario "razonable", no sobre todas las ganancias. Si ganas $80,000 netos y te pagas un salario de $45,000, el SE Tax aplica solo sobre $45,000, no sobre los $80,000. Ahorro aproximado: $5,000–$8,000/año. Requiere llevar nómina, presentar Form 2553 y formularios adicionales.
Formulario del IRS (Anexo C del Form 1040) donde los trabajadores por cuenta propia y dueños de Single-Member LLC reportan ingresos y gastos del negocio.
El Schedule C es el documento central de tus impuestos si trabajas solo. Aquí declaras todos tus ingresos de 1099, todos tus gastos deducibles (materiales, gasolina, herramientas, celular de trabajo), y calculas la ganancia neta sobre la que pagas SE Tax e impuesto de renta.
Impuesto federal del 15.3% sobre las ganancias netas de trabajadores por cuenta propia. Equivale a la combinación de la parte del empleado y empleador del Social Security y Medicare.
Cuando eres empleado, pagas 7.65% y tu empleador paga 7.65%. Cuando trabajas solo, pagas ambas partes: 15.3% (12.4% Social Security + 2.9% Medicare). Sobre los primeros $160,200 de ingresos (límite 2023), pagas el 15.3% completo. Por encima de eso, solo el 2.9% de Medicare. La mitad del SE Tax es deducible de tus impuestos de renta.
LLC con un solo dueño. El IRS la trata como disregarded entity — los impuestos van directo a tu Form 1040 personal en el Schedule C. Es la estructura más común para contratistas y trabajadores independientes hispanos.
Aunque el IRS la "ignore" fiscalmente, la Single-Member LLC sí te protege legalmente. Si alguien te demanda, van contra la LLC, no contra ti personalmente (siempre que mantengas las finanzas separadas). Para los impuestos, es como si fuera Sole Prop, pero con la protección legal de la LLC.
La estructura de negocio más básica en USA. No requiere registro ante el estado — si cobras por trabajo independiente, ya eres sole proprietor. No hay separación legal entre tú y el negocio.
Con Sole Prop, si te demandan, pueden ir directo contra tu casa, carro y ahorros personales. Ventajas: gratis, sin trámites, impuestos simples (Schedule C). Desventajas: sin protección de activos, difícil obtener crédito comercial, sin cuenta bancaria de negocios fácilmente.
Documento que ciertas LLCs deben presentar al estado con información actualizada de la empresa: dirección, miembros, agente registrado. En California es obligatorio cada 2 años y cuesta $20.
California requiere el Statement of Information dentro de los primeros 90 días de crear la LLC, y luego cada 2 años. No confundir con el Annual Report — son documentos distintos. Si no lo presentas a tiempo, el estado puede suspender tu LLC.
Empresa o individuo contratado por el General Contractor para ejecutar una parte específica de un proyecto. Trabaja bajo la supervisión y responsabilidad del GC.
Como subcontratista, necesitas tu propio General Liability Insurance y Workers' Comp (si tienes empleados). No puedes depender del seguro del GC. Muchos GCs hispanos cometen el error de contratar subs sin seguro — si hay un accidente, el GC queda expuesto.
Fianza que protege al cliente o al estado si el contratista no cumple. El contratista compra el bond, pero el beneficiario es el cliente. Si el contratista falla, la surety company paga y luego cobra al contratista.
Tipos principales: License Bond (para obtener la licencia estatal), Performance Bond (garantiza terminar el proyecto), Payment Bond (garantiza pagar a subs y proveedores). El costo depende del monto, historial crediticio y experiencia — típicamente 1–3% del monto del bond.
Número de identificación fiscal. Puede referirse al EIN (para empresas), SSN (para individuos) o ITIN (para individuos sin SSN). Los bancos, clientes y el IRS lo usan para identificarte fiscalmente.
Formulario del IRS que los clientes envían a contratistas independientes cuando les pagan $600 o más en un año. Similar al W-2 pero para trabajadores por cuenta propia. Tú debes reportar ese ingreso aunque no recibas el formulario.
Si eres contratista independiente, recibirás el Form 1099-NEC de cada cliente que te pagó $600+. El problema: el cliente también envió ese formulario al IRS. Si no lo declaras, el IRS puede mandarte una carta de discrepancia. Guarda todos tus recibos de gastos — son tus deducciones contra ese 1099.
Formulario del IRS que llenas para dar tu Tax ID Number (EIN o SSN/ITIN) a clientes o bancos. Los clientes necesitan el W-9 para enviarte el 1099 a fin de año.
Como contratista independiente, llenarás muchos W-9. Es un formulario simple de una página. Lo importante: usa el nombre exacto de tu LLC y el EIN (no tu SSN personal) para que el 1099 se emita a nombre de la empresa, no de ti personalmente.
Seguro obligatorio en casi todos los estados que cubre a tus empleados si se lesionan en el trabajo. Cubre gastos médicos, rehabilitación y porcentaje del salario perdido mientras se recuperan.
En construcción, los rates de Workers' Comp varían mucho por trabajo: roofer (~$25–$40 por $100 de nómina), electricista (~$5–$8), oficinista (~$0.50). Si un empleado se lesiona y no tienes Workers' Comp, pagas todo de tu bolsillo más multas del estado. Algunos estados también lo requieren para subcontratistas sin empleados.
Formulario que reciben los empleados a fin de año con el resumen de salarios pagados e impuestos retenidos. Diferente al 1099 que reciben los contratistas independientes.
La diferencia W-2 vs 1099 es legal, no solo administrativa. Los empleados W-2 tienen derecho a desempleo, Workers' Comp del empleador, y los empleadores pagan la mitad del SE Tax. Los 1099 son responsables del 100% del SE Tax. Mal clasificar empleados como 1099 es una infracción federal con multas severas.