Deducciones, quarterly taxes, Self-Employment Tax, formularios 1099, sales tax y estrategias fiscales — todo explicado para dueños de negocio hispanos que trabajan duro y no quieren regalarle dinero al IRS.
📚 26 guías · 3 herramientas · Fuentes IRS oficialesIngresa tu ganancia neta estimada y estructura de negocio para ver cuánto deberías apartar para el IRS cada trimestre. Incluye SE Tax, Income Tax federal y deducción QBI.
Cada guía incluye herramienta interactiva, datos IRS verificados y ejemplos reales para tu industria.
Cuándo, cuánto y cómo pagar tus impuestos estimados sin penalidades
Cómo reducir tu base imponible legalmente y pagar menos al IRS
El 15.3% que nadie explica — y cómo reducirlo eligiendo la estructura correcta
1099, W-9, Schedule C, Form 941 — los documentos que necesita tu negocio
Los impuestos estatales que tu negocio debe cobrar, declarar y pagar
Pagar impuestos con ITIN, prepararte para una auditoría y elegir al CPA correcto
Si tienes un negocio propio en USA — ya sea una LLC, sole proprietorship, S-Corp o trabajas como contratista independiente — tienes obligaciones fiscales que van más allá del simple income tax. El IRS clasifica tus impuestos en varias capas, y entenderlas es la diferencia entre pagar lo justo y regalar miles de dólares cada año.
El impuesto más sorprendente para nuevos emprendedores es el Self-Employment Tax: un 15.3% sobre el 92.35% de tu ganancia neta que cubre tu contribución al Social Security (12.4%) y Medicare (2.9%). Cuando trabajas por tu cuenta, pagas la parte del empleado y la del empleador, porque eres los dos. A esto se suma el Income Tax federal (10%–37% según tu bracket) y, en la mayoría de los estados, el income tax estatal.
La buena noticia: como dueño de negocio tienes acceso a deducciones que los empleados W-2 no pueden tomar. Desde la deducción de vehículo ($0.725/milla en 2026) hasta la deducción QBI del 20% (Section 199A) que permite restar hasta un quinto de tu ingreso calificado antes de calcular el income tax.
La estructura legal que elijas determina cómo pagas impuestos. Aquí está la comparación directa que todo dueño de negocio hispano debe entender antes de ir al CPA:
| Impuesto | Sole Prop / LLC | S-Corp | Formulario |
|---|---|---|---|
| SE Tax (15.3%) | Sobre toda la ganancia neta | Solo sobre el salario razonable | Schedule SE |
| Income Tax federal | 10%–37% según bracket | 10%–37% según bracket | Form 1040 |
| Deducción QBI (20%) | Sí | Sí | Form 8995 |
| Estimated taxes | Quarterly (1040-ES) | Quarterly (1040-ES) + nómina | 1040-ES / 941 |
| Nómina (si hay empleados) | FICA + FUTA + state | Obligatoria (el dueño es empleado) | 940 / 941 / W-2 |
| 1099-NEC a subcontratistas | Si pagas ≥$2,000 (2026+) | Si pagas ≥$2,000 (2026+) | 1099-NEC |
| Sales tax | Según estado y producto | Según estado y producto | Estatal |
| ¿Se puede usar ITIN? | Sí | No — requiere SSN | — |
Cambio 2026 — Ley OBBBA: El umbral para enviar Form 1099-NEC subió de $600 a $2,000 para pagos realizados desde enero 2026. Menos papeleo, pero la misma obligación de declarar todo ingreso. Lee la guía completa del 1099-NEC.
Si estimas que deberás más de $1,000 en impuestos al año, sí. El IRS requiere que pagues estimated taxes (impuestos trimestrales) cuatro veces al año usando el Form 1040-ES. Saltarte estos pagos genera una penalidad por underpayment que se suma a lo que ya debes en abril.
La regla de safe harbor para evitar penalidades: paga al menos el 90% del impuesto del año actual o el 100% del impuesto del año anterior (110% si tu AGI supera $150,000). Si cumples cualquiera de las dos condiciones, el IRS no puede penalizarte por underpayment. Usa EFTPS.gov para hacer los pagos de forma gratuita y segura, o paga directamente en IRS.gov/payments.
Fechas de estimated taxes: 15 de abril · 15 de junio · 15 de septiembre · 15 de enero del año siguiente. Si la fecha cae en fin de semana o feriado, se extiende al siguiente día hábil. Verifica las fechas exactas del año fiscal vigente en IRS.gov.
Las deducciones reducen tu ingreso gravable — lo que significa menos impuestos. El IRS permite deducir gastos que sean "ordinarios y necesarios" para tu industria (IRS Publication 535). La clave está en documentar todo con recibos, estados de cuenta y registros consistentes.
| Industria | Deducciones comunes | Formulario |
|---|---|---|
| Construcción / Contratistas | Herramientas, materiales, vehículo (pickup), ropa de protección (botas, cascos), seguro GL, licencias | Schedule C |
| Limpieza | Químicos, equipo, uniforme, publicidad, teléfono, gasolina, seguro de negocio | Schedule C |
| Camioneros (Owner-Op) | Combustible, peajes, reparaciones, ELD, seguro comercial, IFTA, per diem | Schedule C |
| Landscaping / Jardinería | Herramientas, soplador, cortadora, gasolina, trailer, semillas, fertilizantes, agua | Schedule C |
| Freelance / Consultoría | Home office, software, teléfono, internet, viajes a clientes, cursos, seguro de salud | Schedule C |
| Food truck / Restaurante | Ingredientes, equipo de cocina, vehículo, permisos de salud, uniforme, publicidad | Schedule C |
Deducción que la mayoría no conoce: La Section 179 permite deducir el costo total de equipos, vehículos y maquinaria el mismo año que los compras, en lugar de depreciarlos durante 5–7 años. Si compraste una pickup de $45,000 para tu negocio de construcción, puedes deducir los $45,000 completos en tu Schedule C del mismo año.
El formulario central para la mayoría de los self-employed es el Schedule C (Form 1040): aquí reportas tus ingresos y gastos de negocio. Se adjunta a tu declaración personal Form 1040. Si tienes empleados, también necesitarás el Form 941 (quarterly payroll taxes) y los W-2 de cada empleado al final del año.
Para los subcontratistas que contratas: pídeles el W-9 antes del primer pago → envíales el 1099-NEC en enero si les pagaste $2,000 o más (nuevo umbral 2026). No hacerlo puede resultar en penalidades del IRS y en la imposibilidad de deducir esos pagos como gasto.
| Formulario | Para qué sirve | Cuándo se presenta | ¿Quién? |
|---|---|---|---|
| Schedule C | Reportar ingresos y gastos del negocio | Con tu Form 1040 anual | Sole Prop / LLC |
| Schedule SE | Calcular el Self-Employment Tax | Con tu Form 1040 anual | Todo self-employed |
| Form 1040-ES | Pagar estimated taxes trimestrales | 4 veces al año | Si debes >$1,000/año |
| Form 1099-NEC | Reportar pagos a subcontratistas ≥$2,000 | 31 de enero | Si pagas subcontratistas |
| Form W-9 | Obtener datos fiscales del subcontratista | Antes del primer pago | Quien contrata |
| Form 941 | Reporte trimestral de nómina | Trimestral | Si tienes empleados |
| Form 940 | Impuesto FUTA (desempleo federal) | Anual (31 de enero) | Si tienes empleados |
| Form 2553 | Elegir tributación como S-Corp | Primeros 75 días del año fiscal | LLC → S-Corp |
Sí, absolutamente. El ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) es emitido por el IRS precisamente para personas con obligación fiscal en USA que no tienen SSN. Con ITIN puedes: declarar impuestos federales y estatales, tomar todas las deducciones a las que tienes derecho, registrar una LLC y obtener un EIN separado para tu negocio, y abrir una cuenta bancaria comercial en bancos como Mercury o Relay.
El IRS no comparte tu información con ICE — es ley federal bajo el 26 U.S.C. § 6103 del Código de Rentas Internas. Pagar impuestos con ITIN es un derecho, no un privilegio. De hecho, tener un historial fiscal consistente puede ser beneficioso en futuros procesos migratorios, ya que demuestra presencia económica y cumplimiento.
Importante: Los ITIN expiran si no se usan en una declaración federal durante tres años consecutivos. Si tu ITIN venció, renuévalo antes de declarar presentando el Form W-7 al IRS. El proceso toma 7–11 semanas.
Tu CPA dice "QBI deduction" y no sabes qué es. El IRS te envía carta con "backup withholding". Aquí tienes 60+ términos fiscales explicados en español, con buscador interactivo y enlaces a cada guía.
📖 Glosario de Impuestos A-Z →Las dudas más comunes de dueños de negocio hispanos — respondidas con datos reales y fuentes IRS oficiales.
Un self-employed paga dos impuestos principales: el Self-Employment Tax del 15.3% sobre el 92.35% de su ganancia neta (12.4% Social Security + 2.9% Medicare), más el Income Tax federal según su bracket (10%–37%). Puede deducir el 50% del SE Tax como ajuste al ingreso (above-the-line), lo que reduce su AGI. Con la deducción QBI (Section 199A), puede restar un 20% adicional de su ingreso calificado. Ejemplo real: con $60,000 netos, el SE Tax es aproximadamente $8,478, pero puede deducir ~$4,239 de su AGI. Verifica siempre tu situación en IRS.gov.
Sí, si esperas deber más de $1,000 al año después de créditos y retenciones. El IRS exige pagos estimados cada trimestre usando el Form 1040-ES. Las fechas límite son generalmente el 15 de abril, 15 de junio, 15 de septiembre y 15 de enero del año siguiente. Para evitar la penalidad por underpayment, debes pagar al menos el 90% del impuesto del año actual o el 100% del año anterior (110% si tu AGI supera $150,000). Usa EFTPS.gov para pagar de forma gratuita y segura.
Puedes deducir gastos "ordinarios y necesarios" para operar tu negocio: herramientas y materiales, vehículo ($0.725/milla en 2026 o gastos reales), teléfono celular (porcentaje de uso de negocio), publicidad, seguro comercial, internet, home office ($5/sq ft simplificado hasta 300 sq ft o gastos reales), comidas de negocio (50% deducible), seguro de salud (100% si eres self-employed), y equipo (Section 179 permite deducir el costo total el primer año). Los contratistas también pueden deducir ropa de protección especializada. Todos los gastos deben respaldarse con recibos o estados de cuenta. Verifica las categorías en IRS.gov.
A partir de 2026, debes enviar el Form 1099-NEC a cualquier contratista independiente (no empleado) al que le hayas pagado $2,000 o más durante el año fiscal. Este umbral cambió de $600 a $2,000 con la ley One Big Beautiful Bill Act (OBBBA) de julio 2025. La fecha límite para enviarlo al trabajador y al IRS es el 31 de enero. Antes de pagar a cualquier subcontratista, pídele que complete el Form W-9 con su SSN, ITIN o EIN. Si no tienes el W-9 a tiempo, el IRS puede exigirte retener el 24% de cada pago (backup withholding). Recuerda: aunque no estés obligado a enviar 1099-NEC por pagos menores a $2,000, el subcontratista sigue obligado a declarar ese ingreso. Verifica en IRS.gov.
Sí. El ITIN es emitido por el IRS para personas con obligación fiscal en USA que no tienen SSN. Con ITIN puedes declarar, pagar impuestos, tomar todas las deducciones de negocio, registrar una LLC y obtener un EIN separado. El IRS no comparte tu información con ICE — está protegido por el 26 U.S.C. § 6103 del Código de Rentas Internas. Los ITIN expiran si no se usan en una declaración durante tres años consecutivos. Renueva el tuyo en IRS.gov/itin.
La diferencia principal es cómo pagas el Self-Employment Tax. Con una LLC (single-member, tributación default), pagas el 15.3% sobre toda tu ganancia neta. Con una S-Corp (presentando el Form 2553), solo pagas el 15.3% sobre el "salario razonable" que te asignes — el resto se distribuye como dividendo sin SE Tax. Ejemplo: con $100,000 de ganancia, una LLC paga ~$14,130 en SE Tax. Una S-Corp con salario de $50,000 paga ~$7,650 — un ahorro de ~$6,480. Pero la S-Corp requiere SSN (no ITIN), nómina formal con W-2, y más administración. Generalmente conviene a partir de $60,000–$80,000 de ganancia neta consistente. Lee la guía de Form 2553.
La deducción QBI (Qualified Business Income, Section 199A) permite a dueños de negocios pass-through — sole proprietors, LLCs, S-Corps y partnerships — deducir hasta el 20% de su ingreso de negocio calificado de sus impuestos federales. Si tu ingreso gravable está por debajo de $191,950 (single) o $383,900 (casado declarando junto), calificas sin restricciones. Por encima de esos límites, aplican reglas de phase-out basadas en salarios W-2 pagados y propiedad calificada. Ciertos negocios de servicios profesionales (abogados, contadores, médicos, consultores) tienen restricciones adicionales por encima de esos umbrales. Lee la guía completa de QBI.
El IRS cobra dos penalidades separadas: failure-to-file (5% mensual del impuesto adeudado, hasta 25%) y failure-to-pay (0.5% mensual, hasta 25%). Si no pagas estimated taxes trimestrales, hay una penalidad adicional por underpayment calculada con la tasa de interés federal vigente. Si debes más de $10,000, el IRS puede imponer un tax lien (embargo preventivo) sobre tus activos. Si debes más de $25,000, puede embargar cuentas bancarias directamente. Siempre es mejor declarar a tiempo aunque no puedas pagar todo — el IRS ofrece planes de pago (installment agreements en IRS.gov) y puede reducir penalidades por causa razonable. Lee la guía de penalidades.
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