Qué es exactamente un COI
Un COI (Certificate of Insurance) es un documento de una sola página — generalmente el formulario estándar ACORD 25 — que tu compañía de seguros emite para confirmar que tienes una póliza activa. No es el contrato de seguro completo ni te da cobertura adicional: es simplemente la prueba resumida de que el seguro existe.
En el mundo de la construcción y los servicios comerciales en USA, el COI es tan importante como la licencia. El general contractor o el dueño de la propiedad lo pide antes de que pongas un pie en la obra. Sin él, no entras. Con él, eres un profesional que sabe cómo funciona el negocio en este país.
La buena noticia: pedirlo a tu agente de seguros es gratis y toma menos de 24 horas. La mayoría de los agentes lo mandan por email el mismo día.
Qué información aparece en el COI
El formulario ACORD 25 es el estándar de la industria y tiene siempre los mismos campos. Antes de enviar el COI a tu cliente, verifica que todos estos datos estén correctos:
| Campo | Qué es | Qué verificar |
|---|---|---|
| Insured | Tu nombre o el de tu LLC | Que coincida exactamente con el nombre legal registrado |
| Insurer | Tu compañía de seguros | Que sea una aseguradora admitida en tu estado |
| Type of Insurance | GL, Workers Comp, Commercial Auto… | Que incluya el tipo que pide el cliente |
| Each Occurrence | Límite máximo por incidente | Generalmente $1M mínimo en construcción |
| General Aggregate | Límite total anual de la póliza | Generalmente $2M mínimo en construcción |
| Policy Number | Número de tu póliza | Que coincida con tu documentación de seguro |
| Effective / Expiration | Fechas de vigencia de la póliza | Que la póliza esté activa durante el proyecto |
| Certificate Holder | Nombre y dirección del cliente | Que el nombre sea el que el cliente especificó |
| Additional Insured | Si el cliente pide cobertura extendida | Solo si el cliente lo solicitó explícitamente |
Basado en el formulario estándar ACORD 25 — estándar de la industria aseguradora en USA.
Qué es el Additional Insured y cuándo aplica
Cuando un cliente te dice "ponme como additional insured en tu COI", está pidiendo que lo añadas a tu póliza para que, si hay un accidente durante el trabajo, el seguro también los proteja a ellos en caso de demanda. Es una petición completamente normal en proyectos comerciales y gubernamentales.
Para añadir un Additional Insured, llamas a tu agente, le das el nombre legal y dirección del cliente, y el agente emite un endorsement — una extensión de tu póliza. Este proceso es automático para la mayoría de pólizas de General Liability y puede costar entre $0 y $50 dependiendo de tu aseguradora.
Importante: ser Certificate Holder y ser Additional Insured son dos cosas distintas. El Certificate Holder solo recibe una copia del COI como notificación. El Additional Insured está cubierto por tu póliza. Si el cliente pide específicamente ser Additional Insured, no basta con poner su nombre en el campo de Certificate Holder — necesita el endorsement.
Cómo pedir tu COI paso a paso
Consigue los datos del cliente
Antes de llamar al agente necesitas: nombre legal completo del cliente o empresa, dirección, y si piden ser Additional Insured o solo Certificate Holder. También verifica los límites de cobertura que exigen — algunos GCs piden $1M/$2M, otros $2M/$4M.
Contacta a tu agente de seguros
Llama, manda un email o usa el portal online de tu aseguradora. Dile: el nombre del cliente, si piden Additional Insured, la dirección del proyecto si la tienen, y los límites de cobertura requeridos. La mayoría de agentes procesan la solicitud el mismo día.
✓ Gratis — sin costo adicionalRevisa el COI antes de enviarlo
Cuando recibes el PDF del COI verifica: que tu nombre de empresa sea correcto, que el tipo de seguro sea el que pide el cliente, que los límites sean suficientes, que las fechas de vigencia cubran el período del proyecto, y que el nombre del Certificate Holder o Additional Insured sea exactamente el que pidieron.
Envía el COI al cliente y guarda una copia
Reenvía el PDF por email directamente al contacto del proyecto. Guarda siempre una copia en tus archivos del negocio con la fecha y el nombre del proyecto — si hay una disputa de cobertura en el futuro, necesitarás demostrar que tenías el seguro activo en esa fecha.
✓ Archiva siempre el PDFTipos de seguro que aparecen en un COI
Un COI puede incluir varios tipos de cobertura en el mismo documento. Los más comunes para contratistas hispanos en USA son: