✓ IRS Pub. 15 verificado✓ Actualizado May 2026

Payroll taxes para el empleador hispano: FICA, FUTA, Form 941 y cuánto cuesta cada empleado

Contratar tu primer empleado W-2 activa 5 obligaciones fiscales nuevas. Calcula el costo real de payroll taxes antes de contratar para no tener sorpresas con el IRS.

🧮 Calculadora costo empleado📅 Calendario de depósitos
🧮 Calculadora: Costo de Payroll Taxes por Empleado
✓ FICA + FUTA + SUTA✓ Tasas vigentes

Ingresa el salario anual de tu empleado para ver cuánto te cuesta en payroll taxes como empleador.

⚠️ Estimación orientativa. No incluye workers' comp insurance, benefits, ni payroll processing fees. Las tasas SUTA varían por estado e historial de claims. SS wage base: $184,500. Consulta un CPA. LicenciaHispana no es un servicio fiscal.

¿Qué son los payroll taxes y cuáles pagas como empleador?

Cuando contratas tu primer empleado W-2, activas 5 obligaciones fiscales que no tenías como sole proprietor. Los payroll taxes son impuestos que tú retienes del cheque del empleado más impuestos adicionales que TÚ pagas como empleador de tu propio bolsillo. No son opcionales — el IRS los considera "trust fund taxes" y la penalidad por no pagarlos es personal.

🏛️
FICA Empleador: 7.65%
Social Security 6.2% (hasta $184,500) + Medicare 1.45% (sin límite). TÚ pagas esto de tu bolsillo por cada empleado.
📋
FICA Empleado: 7.65%
El empleado también paga 7.65%. Tú lo retienes de su cheque y lo depositas al IRS junto con tu parte.
🏢
FUTA + SUTA
FUTA ~0.6% ($42/emp) + SUTA estatal (2-5%). Solo tú pagas — nunca el empleado.

Tabla de costos: qué pagas por cada empleado

ImpuestoTasaWage base¿Quién paga?Ejemplo: $40K/año
SS — empleador6.2%$184,500Empleador$2,480
SS — empleado6.2%$184,500Empleado (retienes)$2,480
Medicare — empleador1.45%Sin límiteEmpleador$580
Medicare — empleado1.45%Sin límiteEmpleado (retienes)$580
Additional Medicare0.9%> $200,000Empleado (retienes)$0
FUTA0.6%$7,000Empleador$42
SUTA (ejemplo 2.7%)~2.7%$7,000Empleador$189
Income tax withholdingPer W-4N/AEmpleado (retienes)Varía
💡
¿Sabías que? Para un empleado de $40,000/año, tu costo como empleador en payroll taxes es ~$3,291 (FICA $3,060 + FUTA $42 + SUTA $189). Eso es 8.2% adicional encima del salario. Si tienes 5 empleados a $40K, pagas ~$16,455/año solo en payroll taxes del empleador — sin contar workers' comp, benefits ni payroll processing.

Form 941 vs Form 940: qué reportas y cuándo

📋 Form 941 — Trimestral
  • Reporta FICA (SS + Medicare) empleador + empleado
  • Reporta income tax withholding
  • Fechas: 30 abr, 31 jul, 31 oct, 31 ene
  • Debes presentar aunque no hayas pagado salarios
  • Debes depositar ANTES de presentar
🏛️ Form 940 — Anual
  • Reporta solo FUTA (desempleo federal)
  • Fecha: 31 de enero del año siguiente
  • Si FUTA > $500 en un trimestre, deposita ese trimestre
  • Crédito 5.4% si pagas SUTA → tasa efectiva 0.6%
  • $42 máximo por empleado

Calendario de depósitos: cuándo depositar

1
Determina tu schedule: monthly o semiweekly
Si tu payroll tax liability del "lookback period" (julio-junio anterior) fue ≤ $50,000: monthly. Si > $50,000: semiweekly. Nuevos empleadores: monthly por defecto.
2
Monthly depositors: antes del 15 del mes siguiente
Si pagas salarios en mayo, depositas los payroll taxes antes del 15 de junio. Usa EFTPS (gratuito) para depositar electrónicamente.
3
Semiweekly depositors: miércoles o viernes
Día de pago miércoles-viernes: deposita el miércoles siguiente. Día de pago sábado-martes: deposita el viernes siguiente.
4
Regla de $100,000: depósito al día siguiente
Si acumulas $100,000+ en payroll tax liability en un solo día, debes depositar el siguiente día hábil — sin importar tu schedule normal.

Trust Fund Recovery Penalty (TFRP): Los payroll taxes que retienes del empleado (income tax + FICA empleado) son "trust fund taxes" — dinero del empleado que tú guardas en confianza para el IRS. Si no los depositas, el IRS puede cobrarte personalmente — incluso si tienes LLC o S-Corp. La protección de responsabilidad limitada NO te protege de TFRP. Es el impuesto más peligroso de no pagar.

📊 Elena, limpieza comercial — 6 empleados a $30K cada uno, costo total de payroll

Salarios totales: 6 × $30,000 = $180,000/año.

FICA empleador: $180,000 × 7.65% = $13,770. FUTA: 6 × $42 = $252. SUTA (FL 2.7%): 6 × $189 = $1,134.

Total payroll taxes del empleador: $15,156/año = $1,263/mes. Más workers' comp ($4,000-$8,000/año para limpieza) y payroll processing ($50-$100/mes).

Costo real de cada empleado: Salario $30,000 + payroll taxes $2,526 + workers' comp ~$1,000 = $33,526. El empleado le cuesta 11.8% más que su salario.

📊 Roberto, pintor — contrató a su primer helper W-2 vs pagarlo como 1099

Roberto paga a Carlos $35,000/año. ¿Lo clasifica como W-2 o 1099?

Como W-2: Roberto paga $35,000 salario + $2,678 FICA empleador + $42 FUTA + $189 SUTA = $37,909 total. Más workers' comp y payroll admin.

Como 1099 (si califica): Roberto paga $35,000 y nada más. Carlos paga su propio SE Tax.

PERO: Si Carlos trabaja horario fijo, usa herramientas de Roberto, y Roberto controla cómo hace el trabajo → Carlos es empleado, no contratista. Clasificarlo como 1099 es misclasificación y genera penalidades del IRS + Department of Labor + estado.

7 errores de payroll taxes que cometen empleadores hispanos

  1. Clasificar empleados como 1099 para evitar payroll taxes: Si controlas horario, herramientas y método → es empleado W-2. La misclasificación genera penalidades del IRS, DOL, y el estado. El IRS usa la "prueba de control" de 20 factores.
  2. No depositar a tiempo: Penalidades escalonadas: 2% (1-5 días), 5% (6-15 días), 10% (16+ días), 15% (tras notificación IRS). Más intereses. Usa EFTPS y pon recordatorios automáticos.
  3. No presentar Form 941 aunque no pagaste salarios: Si tienes EIN activo con payroll, debes presentar $0 returns. No presentar = penalidad automática de $50/mes por cada empleado.
  4. Gastar los payroll taxes retenidos del empleado: Ese dinero NO es tuyo — es del empleado y del IRS. Si lo gastas y no lo depositas, el TFRP te hace personalmente responsable aunque tengas LLC.
  5. No separar FICA del income tax withholding: Son impuestos diferentes que se depositan juntos pero se reportan separado en el Form 941. Muchos confunden las líneas y generan discrepancias que activan cartas del IRS.
  6. Olvidar el FUTA (Form 940): Es solo $42/empleado pero hay que presentar Form 940 anual. Si tu FUTA acumulado > $500 en un trimestre, debes depositar ese trimestre — no esperar al final del año.
  7. No hacer payroll de forma consistente: Pagar "cuando haya dinero" en vez de periodos regulares (semanal, bisemanal, quincenal, mensual) genera problemas de compliance y confunde los cálculos de depósito.
🏛️
Fuentes oficiales: IRS Pub. 15 (Circular E) — Form 941 — IRS: Deposit Rules.

Aviso legal: Esta guía es orientativa. LicenciaHispana no procesa payroll ni es un servicio fiscal. No recibe comisiones. Las tasas de SUTA varían por estado e historial. Workers' comp varía por industria y estado. Consulta con un CPA o servicio de payroll (Gusto, QuickBooks, ADP). Fecha de verificación: May 2026.

Preguntas frecuentes sobre payroll taxes

Lo que más preguntan los empleadores hispanos sobre nómina e impuestos.

7.65% de FICA (tu parte) + FUTA ~$42 + SUTA (~$189 al 2.7%). Para un empleado de $40K: ~$3,291/año adicionales de tu bolsillo. Más workers' comp y payroll processing.

Employer's Quarterly Federal Tax Return. Reporta FICA (empleador + empleado) + income tax withholding. Fechas: 30 abr, 31 jul, 31 oct, 31 ene. Debes presentar aunque no hayas pagado salarios en un trimestre.

941: trimestral, FICA + income tax. 940: anual, solo FUTA. Necesitas ambos si tienes empleados. La mayoría de payroll software los prepara automáticamente.

Monthly: antes del 15 del mes siguiente. Semiweekly: miércoles o viernes según día de pago. Si acumulas $100K+ en un día: siguiente día hábil. Usa EFTPS (gratuito).

Solo si realmente es contratista independiente. Si controlas horario, herramientas y método → es empleado W-2. La misclasificación genera penalidades del IRS + DOL + estado. El IRS aplica la prueba de 20 factores.

Si no depositas los payroll taxes del empleado (FICA + income tax que retuviste), el IRS te cobra personalmente — aunque tengas LLC. El TFRP es igual al 100% de los impuestos no depositados. La LLC no te protege.

$184,500 (se ajusta anualmente por inflación). Solo pagas el 6.2% sobre los primeros $184,500 de cada empleado. Medicare (1.45%) no tiene límite. Additional Medicare (0.9%) aplica sobre $200K (solo empleado).

Altamente recomendado. Gusto ($40+/mes), QuickBooks Payroll ($50+/mes), o ADP calculan, retienen, depositan y presentan Form 941/940 automáticamente. Hacer payroll manual es muy arriesgado — un error de depósito genera penalidades inmediatas.

¿También tienes subcontratistas? Emite sus 1099

Si pagas a subs además de empleados, necesitas emitir 1099-NEC. Nuestra guía te explica cuándo y cómo.

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